太陽光も不動産も、いざ保有するとなると大量の契約書類が発生します。
最重要書類は契約書になりますが、それ以外にも検討段階の物件概要書とか見積とか、大量の紙ものが発生します。
ほんとは全部スキャンしてデータで保持するのが望ましいのですが、ちょっと手間なのと、スキャンした後に捨ててもいいのかどうか不安で結局持ってたりするので、だったら紙を整理して残してもいいかなと思ってます。
急に契約内容の確認が必要になったときとか、確定申告で一気に1年分を振り返るときとか、物理的に紙があると整理しやすいです。
これは、僕がアナログ方式で慣れてしまっているからなのかもしれません。
もし僕が20代だったら、スキャン一択だったかもしれません。
でも、紙で管理するのも、さほどかさばらず、余計なものは捨てられるので意外と利点も多いかなと思ってます。
書類に埋もれてる方おられましたら参考にどうぞ。
1冊のクリアファイルで完結する
管理方法！と銘打つほどの斬新さはないんですが、クリアファイルに入れていくのが一番見やすくて便利です。
ちなみに太陽光関連だとこんな書類がありました
- 物件概要書・収支シミュレーション、分譲業者案内、メンテナンス・保険案内
- 開業関連書類
- ローン関連書類（打診関連、契約関連、返済予定表）
- 物件契約関連（土地、設備、登記、先端設備認定）
- FIT関連（認定書等）
- 物件設備関連（マニュアル、保険証書、証明書関連）
- 電気契約関連（パワコン用電気検針票）
- 維持管理関連見積、委託契約書
ここに様々な領収書が加わって、紙の山が出来上がります。
これが3基分あって、ややこしくなります。
もちろん太陽光だけでなく、株や不動産検討の資料も入ってくるので、さらにうず高く紙が積み上がります。
これを箱にひたすら詰め込んで、年末の確定申告時にまとめてクリアファイルに整理！となると、、、、できる気がしません。
ささやかですが大事なポイント
僕は物件ごとに1冊のクリアファイルを作ってますが、欲しい情報がすぐ出せて非常に重宝してます。
手間に感じないためにはいくつかポイントがあるかなと思ってます。
その場でやる
いろんな書類が不定期に届きます。
保管しておく書類もあれば、印鑑押して返送とか、関係ない書類とかいろいろな内容があります。
届いたときにすぐ読みます。そしてその時に判断します。
引き出しに入れて「週末にまとめてよく読もう」とはしません。
これは絶対たまっていくパターンなので、「その場で判断」は意地でも守ってます。
すぐ捨てる
重要な書類と一緒にいろんな案内も届きます。いつか必要になるかも！という情報も多いんですが、「念のため残す」を始めると、あっという間に紙に埋もれます。
探す時も情報が多くて時間がかかります。
だからデフォルトは捨てる！
まず受け取った書類の内容がwebで検索可能かどうか考えます。探せば出る情報を持ってる必要はありません。
書類の中から必要なものだけを抜き出して、あとは極力捨てる！この作業、結構楽しいです。
いかに早くポイントを見抜くかというゲームみたいなもので。
分ける
クリアファイルに保管するのは「重要書類」だけにします。
太陽光発電所だと、完工後に分譲業者が書面一式をファイリングして送ってくれたりしますが、マニュアルも保証書も契約書も保守案内も全部まとめて入っているので、無駄にかさばります。
重要度の低いものは分けて別管理したほうがいいです。大事な書類が埋もれてしまうので。
ずっと開くこともないなら、捨ててしまって問題ないでしょう。
迷ったらスキャンして捨てる
ちょっと迷うものも出てきます。
迷って残しておくと捨てる機会を逸しますので、基本は捨てる。
ただし、スキャンだけはしておきます。
迷いがなくなるので判断の時間がかかりません。
スキャンならデータも増えないですし、1枚程度ならパシャ！で終わりです。
領収書は？？？
これは確定申告で必要なので残しておきます。
ほとんどないのであまり管理の手間はないんですが、
クリアファイルに月ごとのタグをつけて、発生した月のページに入れていくのが一番わかりやすいですね。
月順になってたほうが、探すとき簡単なので。
で、確定申告の時にまとめてファイリングして終了。
会計ソフトのfreeeは、その都度スキャンして登録できるので、あまり月分けも活用する機会はないです。
全部まとめて入れてもいいかもしれません。
仕上がり
物件ごとのファイルと、共通ファイルができます。
物件ごとの情報は各ファイルですぐ参照できますし、共通の経費や役所関係の書類、事業全体の情報は「共通ファイル」で全部まとまります。
確定申告の時は主に共通ファイルがあれば完了しますし、発電所の情報も取り違えることなく話を進めることができます。
どうでもいいことですが、取り違えないようにそれぞれのファイルの色を変えたんですが、見た目がガチャガチャやまかしいので、いつか小奇麗なファイルで統一したいなと思ってます。
見た目もきれいだと満足感も上がって、さらにきれいを維持しようと頑張る気がわいてきます。
まぁ、これは好みの話なのでどうでもいいですが、「発生するタイミングですぐ捌く」ことで次の作業も楽になり、年間終わった時には大きな差が生まれています。
さらにこれが10年20年とずっと続くわけですからね。
整理整頓を心がけていきたいと思います！
ではまた。
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